بالنسبة لمدراء المشاريع الذين درسوا الدليل المعرفي لإدارة المشاريع PMBOK الخاص بهيئة إدارة المشروع PMI، يتم تقديم الاجتماعات كأدوات أو تقنيات في 17 من 47 من عمليات إدارة المشروع.  يدرك مدراء المشاريع أن الاجتماعات جزء حيوي من مجموعة عمليات التخطيط وتظهر في بعض مجموعة عمليات التحكم أو المراقبة ومرة واحدة في كل من مجموعات بداية وتنفيذ و غلق المشروع أيضا. هذه القائمة تشمل 17 عملية كالتالي:


  • تخطيط إدارة الجودة Plan Quality Management
  •  تخطيط إدارة النطاق Plan Scope Management
  •  تخطيط إدارة الجدول الزمني Plan Schedule Management
  •  تخطيط إدارة التكلفة Plan Cost Management
  •  تخطيط إدارة المعنيين Plan Stakeholder Management
  •  إدارة مشاركة المعنيبن Control Stakeholder Engagement
  •  توجيه وإدارة أعمال المشروع Direct and Manage Project Work
  •  المتابعه و التحكم في أعمال المشروع Monitor and Control Project Work
  •  إجراء التحكم المتكامل في التغيير Perform Integrated Change Control
  •  إغلاق المشروع أو المرحلة Close Project or Phase
  •  تخطيط إدارة الموارد البشرية بالمشروع Plan Human Resource Management
  • تحديد المعنيين بالمشروع Identify Stakeholders
  •  تخطيط إدارة الاتصالات Plan Communications Management
  •  التحكم في الاتصالات Control Communications
  •  تخطيط مخاطر المشروع Plan Risk Management
  •  التحكم في المخاطر Control Risks
  •  تخطيط إدارة المشتريات Plan Procurement Management


من يحضر الاجتماعات المشروع؟


يشمل الحضور مدير المشروع وفريق المشروع و المعنيين الناسبين المشاركين أو المتأثرين بالموضوع محل المناقشة


يقترح الدليل المعرفي أن هناك 3 أغرض لإقامة الاجتماعات:


  • تبادل المعلومات: هذ النوع غالبا ما يكون غير رسمي، حيث يلتقي المعنييين لبكونوا على بما بفعله الآخرون في المشروع. ربما المثال الأكثر شيوعا من هذا النوع هو الاجتماع الأسبوعي. هذه النوع يمكن أن بكون غير فعال، حيث أنه عادة ما ينطوي على سلسلة من الحوارات بين مدير المشروع وكل فرد من أفراد فريق المشروع. 

من الأفضل أن يجمع مدير المشروع الحالة من الجميع كل على حدة أولا ثم يعقد اجتماع حيث يعطي لمحة عامة عن الحالة للمجموعة. من المثير للاهتمام حقا هو اختيار عضو فريق واحد في الأسبوع لتقديم عرض في جهة إحتصاصه. هذا يمكن أن يحسن معنويات الناس ويضيف الفائدة إلى الاجتماع.

  • العصف الذهني: نظرا للشكوك المرتبطة بالمشاريع، غالبا ما يواجه مدراء المشاريع العقبات في طريقهم. أحد هذه العقبات يمكن أن تكون فنية بشكل مكثف، وتحتاج إلى مناقشة عميقة مع خبراء فنيين. 


وضع الخبراء معا يمكن أن يؤدي إلى مناقشات مذهلة، تؤدي إلى حلول مقترحة لمراجعتها حتى الوصول للقرار المناسب.


  • إتخاذ القرار: العصف الذهني، أو حتى التحليل الانفرادي، يمكن أن يؤدي إلى مجموعة من مسارات العمل البديلة. في بعض الحالات، قد يتخذ مدير المشروع القرار، ولكن في حالات أخرى هناك الحاجة إلى موافقة من هم خارج فريق المشروع. 


 كما هو الحال مع جميع الاجتماعات، يحتاج هذا النوع إلى أن تكون مستعدا في وقت مبكر. فلا بد من عرض مع إيجابيات وسلبيات كل بديل في وقت سابق للاجتماع ويستخدم الاجتماع نفسه لإتخاذ القرار. قد يكون من المناسب تلخيص الخيارات.

إشتراطات الاجنماعات وفقا للدليل المعرفي:



  1. لايجب الخلط بين أنواع الاجتماعات
  2. يجب إعداد الاجتماعات من خلال جدول الأعمال وغرض وهدف وإطار زمني محدد
  3. يجب توثيق الاجتماعات على النحو المحدد في خطة إدارة المشروع
  4.  يجب تخزين محاضر الاجتماعات على النحو في خطة إدارة المشروع




0 التعليقات:

إجمالي الزيارات

Select Language

Google Translate
ArabicBlogger Tips And Tricks|Latest Tips For BloggersFree BacklinksBlogger Tips And Tricks Korean Japanese Chinese Simplified Russian Portuguese
English French German Spain Italian Dutch

المشاركات الشائعة